時間管理アプリのお話

仕事が忙しくなると
「しまった!あれをやるのを忘れてた!」
「時間が足りない!」
なんてことが多々あります。みなさん対策はどうしていますか?
手帳を使っていますか?アプリを使っていますか?

私はサラリーマン時代、ずっと手帳を使っていました。お気に入りは「バーティカル」という、1日の時間が縦向きに表示されたタイプで、その一番下にやるべきこと(ToDo)を書いていました。

朝オフィスに来て、今日のToDoを整理し、各時間に割り振って1日の計画を立てます。終わったら線を引いて消していきます。これを毎日できるだけ繰り返していましたが、予定通り終わるToDoはせいぜい半分くらいで、残りはまた次の日に繰り越されていきます。そもそも朝計画を立てる余裕もなく、メールや電話に追われてしまう日も多くあります。

計画を立てて作業されている方なら分かると思いますが、この「計画を立てる」という作業がものすごく大切で、計画を立てるか立てないかで、同じ作業でも効率が大きく変わってきます。

逆に、仕事効率が悪い人をみると、朝来ていきなり「メールチェック」から入り、そこに緊急の問い合わせがあるとすぐさま対応します。そうこうしているうちに「これお願いします」と依頼が入り、それをToDoリストに書き、緊急対応が終わり次第、対応します。最悪の場合、ToDoリストに書き忘れて、あとから気付いて慌てて対応したりします。

一見、迅速に対応していて素晴らしいように見えますが、このやり方では結果的に
「1. 効率が落ち」、
「2. ToDo忘れ」が発生し、さらに
「3. 創造的な仕事ができなく」
なります。

与えられた時間は同じだし、ToDoリストも作っているし、頑張っているのですが、この差はなんでしょうか?

私が考える違いは「脳の使い方」です。

仕事をしていると、どうしても「複数のタスク」を抱えます。効率が悪いときは、作業をしながら「あ!あれもやらなきゃ!」とか「あれはどうなってたっけ?」という風に、一つの仕事をしながら他のことを考えてしまうのです。タスクAをしながらタスクBやタスクCのことが「忘れられず」、脳がいろいろなことを考えてしまい、集中できないのです。

では、タスクAに集中するにはどうすればいいのでしょうか。

たとえば「今日は10時から11時まではタスクAをやる」と計画を立てます。そして11時から12時まではタスクB」「13時から14時はタスクC」と計画を立てます。
すると、タスクAをこなしている間はタスクB、タスクCのことは「忘れられる」のです。

たったそれだけのことです。
しかし、この「忘れられる」ということがとても大切で、それによって現在の作業に集中できます。

惜しい人は同じ「計画を立てる」でも「今日はタスクA、タスクB、タスクCをやる」くらいまでしか計画を立てません。これだと、タスクAをやりながら「ああこのあとタスクBもやらなきゃなあ」などと考えてしまい、脳はタスクB、タスクCのことが「忘れられない」のです。

たったそれだけの違いですが、これが仕事上は大きな差異を生みます。

また、副産物として、時間を決めると「何時までに終わらせなきゃ」という期限ができるため、効率があがります。一般的に、時間単位で計画を立てる理由としてこの「期限」があげられることが多いですが、実は一番大きいポイントはたのタスクを「忘れられる」という点だと私は思っています。

子どもたちを見ていると、宿題にやたらと時間がかかることがあります。観察してみると、ときどきぼーっと違うことを考えているんですね。
そこでストップウォッチを持たせて「自分で時間を決めてやってごらん」というと、スピードが倍以上に上がったりします。

弊社では、この「時間管理」をアプリの力でなんとかできないかと計画を進めています。社会人の方にもそうですが、子ども向けにもアプリを開発できないかと考えています。子どものうちから時間管理方法を身につけておくと、これから先の成績や仕事、人生が大きく変わってくると思うのです。

アプリ完成をご期待ください!